摘要：綜觀國際軍事領(lǐng)域，文件被視為重要的戰(zhàn)略資產(chǎn)，如何提升文件在聯(lián)合作戰(zhàn)中的支撐效能，為各國所關(guān)注。論文在對美國《國防部文件戰(zhàn)略》進(jìn)行深度解析的基礎(chǔ)上，基于充分發(fā)揮信息優(yōu)勢和全譜優(yōu)勢的視角，總結(jié)借鑒其經(jīng)驗，得出啟示，科學(xué)制定與實(shí)施我軍文件戰(zhàn)略，應(yīng)包括：1）文件戰(zhàn)略的確立要重視文件管理動機(jī)的分析；2）文件戰(zhàn)略的確立要應(yīng)用TOGAF架構(gòu)開發(fā)方法；3）文件戰(zhàn)略的確立要注重電子文件的管理；4）文件戰(zhàn)略的實(shí)施要強(qiáng)化督導(dǎo)評估策略。

關(guān)鍵詞：文件戰(zhàn)略；電子文件；體系架構(gòu)；美國《國防部文件戰(zhàn)略》。

0  引言

近年來美國出臺了《國防部數(shù)字現(xiàn)代化戰(zhàn)略》《國防部數(shù)據(jù)戰(zhàn)略》等。為進(jìn)一步順應(yīng)美軍信息環(huán)境的快速變化，2023年5月美國《國防部文件戰(zhàn)略》（下文簡稱《戰(zhàn)略》）得以正式發(fā)布，作為國防部第一部文件戰(zhàn)略，其也成為美國國防戰(zhàn)略體系的有機(jī)組成部分，如圖1所示：

圖1 美軍信息化領(lǐng)域系列戰(zhàn)略之美國《國防部文件戰(zhàn)略》

該《戰(zhàn)略》為妥善、規(guī)范管理文件提供了根本遵循，并由此為文件提供可信、具備歷史一致性且經(jīng)嚴(yán)謹(jǐn)分析的背景信息，從而獲取決策優(yōu)勢。其功能作用主要包括以下三方面：一是構(gòu)想了國防部文件管理信息體系。此體系的目標(biāo)為實(shí)現(xiàn)文件專業(yè)化保管、文件管理過程自動化以及文件治理責(zé)任明晰。二是明確了文件管理信息體系的四大關(guān)鍵推動因素。在此體系中所有文件都能夠?qū)崿F(xiàn)全生命周期的系統(tǒng)管控，都能夠被各行動與決策層的授權(quán)用戶所發(fā)現(xiàn)利用。三是概括了在整個國防部環(huán)境中將文件作為國家資產(chǎn)進(jìn)行管理的成熟方法。

1  美國《國防部文件戰(zhàn)略》主要內(nèi)容概述

1.1 美國國防部文件管理愿景與目標(biāo)

該《戰(zhàn)略》愿景預(yù)設(shè)了一個國防部信息體系，從而為戰(zhàn)術(shù)與戰(zhàn)略決策制定者提供全譜文件以決定其行動。該現(xiàn)代化決策制定過程的愿景能夠在以數(shù)據(jù)為中心、零信任環(huán)境中得以實(shí)現(xiàn)，信息在此環(huán)境中記錄了國防部的職能與任務(wù)，且被作為文件而得到妥善管理。決策制定者必須擁有妥善管理的文件，才能得到具備可信、歷史一致且分析嚴(yán)謹(jǐn)?shù)南嚓P(guān)背景信息，并基于此采取行動。該《戰(zhàn)略》提出了文件得以妥善保管、文件管理過程得以自動化以及文件治理職責(zé)明晰等三大目標(biāo)。

1.2 實(shí)現(xiàn)美國國防部文件管理目標(biāo)的關(guān)鍵推動因素

實(shí)現(xiàn)國防部文件管理目標(biāo)的路徑是復(fù)雜的，且需要在國防部文件相關(guān)人力、流程、技術(shù)等方面進(jìn)行改進(jìn)和轉(zhuǎn)型。該《戰(zhàn)略》明確了加速國防部實(shí)現(xiàn)其目標(biāo)的四大關(guān)鍵推動因素：國防部文件保管期限表的戰(zhàn)略使用、文件及其共享元數(shù)據(jù)、聯(lián)邦體系架構(gòu)中的電子文件管理以及21世紀(jì)的文件管理人員隊伍。

1.3 實(shí)現(xiàn)美國國防部文件管理目標(biāo)的方法

為實(shí)現(xiàn)國防部文件管理目標(biāo)，該戰(zhàn)略定義了一系列的方法，涉及“文件保管”“用戶文件管理流程自動化”“文件全生命周期治理管控”等目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。這些方法需要國防部首席信息官及來自于國防部、影響轉(zhuǎn)型的各個團(tuán)體相關(guān)人員的共同努力。

2  美國《國防部文件戰(zhàn)略》的特點(diǎn)分析

2.1 具戰(zhàn)略性、權(quán)威性與合規(guī)性

該《戰(zhàn)略》同《國防部體系架構(gòu)框架》《國防部數(shù)字現(xiàn)代化戰(zhàn)略》《國防部零信任戰(zhàn)略》等都屬于國防部首席信息官所負(fù)責(zé)的架構(gòu)與戰(zhàn)略。其由美軍權(quán)威部門制定、由國防部副部長簽署，由首席信息官負(fù)責(zé)實(shí)施等，內(nèi)容涵蓋戰(zhàn)略愿景與三大文件目標(biāo)、確保目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)的四大關(guān)鍵要素與方法及戰(zhàn)略實(shí)施步驟等，嚴(yán)格遵循、繼承并發(fā)展了美國國家文件管理相關(guān)法規(guī)及《國防部數(shù)字現(xiàn)代化戰(zhàn)略》《國防部數(shù)據(jù)戰(zhàn)略》等。

2.2 為國防部各機(jī)構(gòu)的文件管理提供了高度的可操作性

首先，該《戰(zhàn)略》基于國防部文件總愿景提出了三大具體目標(biāo)，為戰(zhàn)略實(shí)施提供了可操作的方向。其次，圍繞目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，該戰(zhàn)略還指出了四大推動因素，及具體的解決措施與應(yīng)對挑戰(zhàn)的方法。第三，該戰(zhàn)略還涉及了具體的案例研究，如包括：將文件目標(biāo)應(yīng)用于軍事力量跟蹤文件、臨床文件生命周期的轉(zhuǎn)換、擁有專門文件管理技能的組織機(jī)構(gòu)等。

對于該《戰(zhàn)略》的實(shí)施，國防部首席信息官的角色在短期內(nèi)采取如圖2所示的步驟提供文件管理政策與監(jiān)督，此外，制定戰(zhàn)略路線圖（文件管理各主責(zé)辦公室近5年規(guī)劃），提供向該戰(zhàn)略所設(shè)計愿景邁進(jìn)的方法，以獲得其同短期效果目標(biāo)之間的平衡。

圖2  DoD CIO為達(dá)成DoD文件目標(biāo)而實(shí)施的初始步驟

2.3 戰(zhàn)略實(shí)施仍面臨諸多挑戰(zhàn)

當(dāng)然，面向成功實(shí)現(xiàn)該《戰(zhàn)略》的愿景目標(biāo)，美國國防部仍面臨著某些挑戰(zhàn)。比如，在確保文件合規(guī)性方面存在終端用戶文件管理合規(guī)情況隨意、確保文件管理合規(guī)性的資源不足等挑戰(zhàn)，在電子文件管理方面存在文件官員未介入直接影響電子文件管理的過程、電子文件管理實(shí)施指南有缺陷等挑戰(zhàn)，此外，還存在缺乏對信息角色與國防部整個職責(zé)的共識以及目前的解決方法未利用體系效能等挑戰(zhàn)。針對這些挑戰(zhàn)，國防部正在積極探索應(yīng)對方法，值得進(jìn)一步關(guān)注。

3  對我軍文件戰(zhàn)略確立與實(shí)施的啟示和建議

綜上可知，根據(jù)國際標(biāo)準(zhǔn)《信息與文獻(xiàn)—體系架構(gòu)中的文件管理》，美軍文件戰(zhàn)略將文件管理置于體系架構(gòu)視閾中，其對于我軍文件戰(zhàn)略的確立啟示如下：

3.1 文件戰(zhàn)略的確立要重視文件管理動機(jī)的分析

積極推進(jìn)文件管理戰(zhàn)略及其實(shí)施，需要科學(xué)設(shè)計文件管理體系架構(gòu)，其邏輯起點(diǎn)是需求，即需要對其動機(jī)要素加以明確。動機(jī)視角下美軍文件戰(zhàn)略及其實(shí)施的邏輯圖如圖3所示：

圖3  動機(jī)視角下的文件管理戰(zhàn)略及其實(shí)施的邏輯示意

其中，目標(biāo)，即實(shí)現(xiàn)文件的有效管理。能力，涉及如文件管理者、項目管理者及各種首席管理者等不同的責(zé)任人員，具體包括文件鑒定能力、文件處置能力、文件捕獲與創(chuàng)建能力等。對應(yīng)地，文件管理架構(gòu)的原則，包括文件憑證原則、文件元數(shù)據(jù)原則、文件風(fēng)險感知原則、文件泛在性原則、文件鑒定原則及文件處置原則。

借鑒美軍經(jīng)驗，我軍也必須做好文件管理體系架構(gòu)的頂層設(shè)計，以動機(jī)需求為牽引，兼顧信息化建設(shè)當(dāng)前需求和網(wǎng)信體系、數(shù)據(jù)空間建設(shè)發(fā)展需求，基于業(yè)務(wù)、人員、信息、動機(jī)、應(yīng)用等多維視角，科學(xué)規(guī)劃設(shè)計文件管理戰(zhàn)略，使其符合我軍未來一定時期內(nèi)建設(shè)發(fā)展及使命任務(wù)支撐需求。

3.2 文件戰(zhàn)略的確立要應(yīng)用TOGAF架構(gòu)開發(fā)方法

該《戰(zhàn)略》揭示出其文件管理戰(zhàn)略得以實(shí)現(xiàn)的邏輯鏈條為目標(biāo)——要素——方法——實(shí)施，這恰恰是因為其應(yīng)用了TOGAF架構(gòu)開發(fā)方法。借鑒美軍經(jīng)驗，并結(jié)合國際標(biāo)準(zhǔn)《信息與文獻(xiàn)—體系架構(gòu)中的文件管理》，我軍文件管理戰(zhàn)略及其實(shí)施也須應(yīng)用架構(gòu)開發(fā)方法如圖4所示：

圖4  遵循架構(gòu)開發(fā)方法的文件（需求）管理

總體而言，文件需求管理的目標(biāo)在于：一方面通過文件的恰當(dāng)鑒定，確保其成為業(yè)務(wù)活動的證據(jù)；另一方面在文件管理過程中，確保能夠保護(hù)文件的真實(shí)性、可靠性、完整性及可用性?；赥OGAF提出的架構(gòu)開發(fā)方法，文件需求管理涉及的階段包括：動機(jī)與戰(zhàn)略層的預(yù)備階段和“A.架構(gòu)愿景”階段，解決方案中的“B.業(yè)務(wù)架構(gòu)”階段、“C.信息系統(tǒng)架構(gòu)”階段和“D.技術(shù)架構(gòu)”階段，實(shí)現(xiàn)層的“E.機(jī)遇與解決方案”階段、“F.遷移規(guī)劃”階段和“G.實(shí)現(xiàn)治理”階段，及“H.架構(gòu)變更管理”階段。對應(yīng)不同階段與層次，文件管理的具體目標(biāo)不同。

3.3 文件戰(zhàn)略的確立要注重電子文件的管理

隨著向數(shù)字時代的演進(jìn)，美軍電子文件大量產(chǎn)生，需要對其進(jìn)行高質(zhì)效管理，該《戰(zhàn)略》中明確規(guī)定應(yīng)修訂文件政策（如2023年8月美國已正式發(fā)布了國防部手冊《電子文件管理IT規(guī)劃》），應(yīng)用諸如人工智能、云服務(wù)等最新技術(shù)，并開發(fā)相關(guān)工具，推動文件尤其是電子文件管理現(xiàn)代化。我軍在文件管理戰(zhàn)略確立過程中，也應(yīng)注重電子文件的管理，增強(qiáng)其參考價值和憑證價值的維護(hù)與發(fā)揮。

3.4 文件戰(zhàn)略的實(shí)施要強(qiáng)化督導(dǎo)評估策略

美軍在明確實(shí)現(xiàn)文件戰(zhàn)略愿景目標(biāo)一系列方法的基礎(chǔ)上，提出文件管理計劃的健康狀況評估框架，對于確保文件戰(zhàn)略的實(shí)施效果具有跟蹤監(jiān)督作用。我軍在文件管理戰(zhàn)略架構(gòu)中，也應(yīng)根據(jù)基礎(chǔ)法規(guī)，嵌入配套的、體系化的文件管理戰(zhàn)略實(shí)施效能督導(dǎo)評估策略，區(qū)分階段督導(dǎo)與最終目標(biāo)檢查評估，明確優(yōu)化和獎懲措施，以確保文件管理效能。